Projektide konkursid | Tudengielu rahastamine

Kelle poole tuleb pöörduda oma murega?

• Rahastuskomisjoni esimees: Mured rahastusplatvormi, projekti esitamisega, muudatustaotlustega ning lisaselgituste saamiseks.
• Sekretär-juhiabi: Küsimused ja probleemid aruande kirjutamise ja esitamisega.
• Tegevjuht: Küsimused ja probleemid arvete ja ÜE toetuse kättesaamisega.
• Revisjon: Tulemuste apelleerimine - Taotlejal on õigus juhatuse otsust apelleerida, juhul, kui komisjon on eksinud käesoleva eeskirja või tudengielu rahastamise hindamisjuhendi vastu, ning esitada vabas vormis avaldus üliõpilaskonna revisjonikomisjoni e-posti aadressile 10 kalendripäeva jooksul pärast tulemuste avaldamist, kus on selgelt välja toodud, milliste punktide vastu on eksitud koos lisatud tõendusmaterjalidega.   

Millised on TalTech üliõpilasesinduse peamised eesmärgid tudengielu rahastamisel?

Tudengielu rahastamisel on viis eesmärki:

• TalTechi tudengielu edendamine; 

• tudengite aktiivsuse ja omaalgatuse suurendamine; 

• tudengite arenguvõimaluste toetamine; 

• üliõpilaskonna ja ülikooli nähtavuse suurendamine/parandamine; 

• tudengiorganisatsioonide stabiilse ja jätkusuutliku arengu tagamine. 

Mis on rahastuskomisjon?

Rahastuskomisjon on üliõpilasesinduse poolt loodud organ, mis tegeleb projektide ja aastatoetuste konkursside korraldamise, taotluste hindamise ja rahastusotsuse tegemisega.

Kes on rahastuskomisjoni liikmed?

Rahastuskomisjon on 6-8-liikmeline organ, mida juhib rahastuskomisjoni esimees. Komisjoni kuuluvad: rahastuskomisjoni esimees, kaks kuni kolm üliõpilaskonna esinduskogu liiget, juhatuse liige või tema asendaja ning kolm kuni neli rahastuskomisjoni esimehe poolt valitud inimest. Komisjoni moodustamise ettepanekut teeb rahastuskomisjoni esimees üliõpilasesinduse juhatusele.

Kuidas on võimalik osaleda konkurssidel?

Kõigepealt on vaja teha selgeks, kas soovitatakse osaleda juhatuse reservdondi, väikeste projektide või suurte projektide konkursil. Suurte ja väikeste projektide konkursi kriteeriumitega saab tutvuda üleval. Seejärel tuleb luua endale konto rahastus.tipikas.ee lehel. Konto loomise kohta loe ülevalt. Kui konto on loodud, siis saab osaleda konkurssidel. 

Mul ei ole organisatsiooni kontot ning tähtaeg on varsti saabumas. Mida saab teha?

Kui teie organisatsioon pole veel süsteemis registreeritud, siis sellest tuleb varakult teada anda rahastukomisjoni esimehele kirjutades aadressile rahastus@tipikas.ee. Kirjas tuleb märkida: organisatsiooni nimi ning tema esindaja (administraator, kes hakkab haldama). Ise oragnisatsiooni kontot luua ei saa. 

Taotlus on õigeasgselt esitatud. Mis juhtub edasi?

Kui konkursi tähtaeg on saabunud, siis rahastuskomisjoni esimees 3-5 kalendripäeva jooksul kontrollib laekunuid avaldusi ja kas võtab neid vastu, suunab täiendamisele või lükkab tagasi. Kui taotlus on vastu võetud, siis tuleb valmistada kaitsmiseks. Kui taotlus oli suunatud täiendamisele, siis komisjoni esimees seletab, mida taotluses tuleb parandada, et vastaks kõikidele nõuetele. Kui taotlus on tagasi lükkatud, siis enam midagi teha ei saa ning taotlus on konkursist eemaldatud.

Mis on kaitsmine? Millal see toimub ning kas selles osalemine on kohustuslik?

Kaitsmine on taotluse tutvustamise protseduur, mille raames saab lühidalt suuliselt tutvustada taotluse sisu ja vastata komisjoni liikmete küsimustele. Kaitsmine kestab tavaliselt 7 minutit, aga võib olla lühem või pikem. Osalemine ei ole kohustuslik, kuid on rangelt soovituslik, sest kaitmisel osalemine on üks hindamiskriteeriumist, mis annab 10 punkti 100st. Kaitsmine toimub taotluse esitamise kuul, tavaliselt kahe-kolme nädala pärast taotluse esitamise tähtaega.

Kas kaitsmine toimub kohapeal või võib ka virtuaalselt toimuda?

Kaitsmine toimub virutaalselt. Täpne kaitsmise kord selgub tavaliselt nädal enne kaitsmist ning sellest annab teada rahastuskomisjoni esimees kirja teel.

Millised on taotluste hindamiskriteeriumid ja kus saab nendega tutvuda?

Hindamiskriteeriumid on leitavad ülevalt.

Millal peab muudatustaotlust esitama?

1. Soov tähtaegu muuta - nt projekti kuupäev, aruandluse esitamine vms nihkub algsest plaanist
2. Kogu eelarve muutub algsest eelarvest rohkem kui 15% (k.a omafinatseering, partneritelt saadud toetused) 
3. Kululiigi maksumus muutub rohkem kui 15%
4. Kululiigid muutuvad 

Muudatustaotlust saab esitada projekti jooksul. 

PS! Soovitatav on muudatustaotlus esitada enne projekti toimumisest, sest võib juhtuda olukord, et rahastuskomisjoni esimees ei kinnita seda ära. 

Kuidas saab muudatustaotlust esitada?

1. https://rahastus.tipikas.ee/
2. Aruandlus - leia sobiv projekt - Jätka täitmist
3. Lisa muudatustaotlus
4. Vali sobiv variant
5. Põhjenda muudatuse muutmist
6. Vajuta Lisa
7. Võta ühendust rahastuskomisjoni esimehega, kes vaatab muudatustaotluse üle ning siis selle kinnitab või lükkab tagasi

Miks peab muudatustaotlust kinnitama rahastuskomisjoni esimehega?

Vastavalt eeskirjale on õigus mitte projekti toetada, kui rahastuskomisjoni esimeest sellest ei informeerita. 

6.5. Kui kaasfinantseeringu ja kululiikide muudatusi ei kooskõlastata, jääb üliõpilasesindusel õigus toetus tagasi küsida

Kes saab osaleda väikeste projektide konkursil?

Konkursil võivad osaleda kõik TalTechi üliõpilased, üliõpilasorganisatsioonid ja teaduskondlikud üliõpilaskogud, kelle tegevused ei ole poliitilised või usulised. Taotluses mainitud tegevus peab olema seotud TalTechiga. 

Kuidas ma saan esitada taotlust?

Taotlust tuleb esitada rahastus.tipikas.ee lehel. Taotluse esitamiseks tuleb luua endale konto kas kasutades Uni-IDt või kirjutades rahastuskomisjoni esimehele konto loomise sooviga (juhul kui ei ole üliõpilane ja on soov esitada projekti organisatsiooni alt). Kui konkurss on avatud, siis taotluse täitmiseks tuleb vajutada nupule "Esita taotlus" ning hiljem "Esitada". 

Mida tähendab lause "projekti eelarve maksimaalne piir on 1000 eurot"?

See tähendab, et kogu projekti eelarve (ÜE rahastus, omafinantseering, partneritelt küsitav toetus) ei või ületada 1000 eurot. Näiteks, kui projekti korraldamiseks küsitakse ÜElt 550 eurot, siis omafinantseeringu summa ei saa olla suurem kui 450 eurot. Projekti eelarvesse ei arvestata mitterahalist panust (partnerite poolt tasuta antud materjale, vabatahtlik tööjõud).

Kes saab osaleda suurte projektide konkursil?

Konkursil võivad osaleda kõik TalTechi üliõpilased, üliõpilasorganisatsioonid ja teaduskondlikud üliõpilaskogud, kelle tegevused ei ole poliitilised või usulised. Taotluses mainitud tegevus peab olema seotud TalTechiga. 

Kuidas ma saan esitada taotlust?

Taotlust tuleb esitada rahastus.tipikas.ee lehel. Taotluse esitamiseks tuleb luua endale konto kas kasutades Uni-IDt või kirjutades rahastuskomisjoni esimehele konto loomise sooviga (juhul kui ei ole üliõpilane ja on soov esitada projekti organisatsiooni alt). Kui konkurss on avatud, siis taotluse täitmiseks tuleb vajutada nupule "Esita taotlus" ning hiljem "Esitada". 

Mida tähendab lause "projekti eelarve peab olema suurem kui 1000 eurot"?

See tähendab, et kogu projekti eelarve (ÜE rahastus, omafinantseering, partneritelt küsitav toetus) peab olema rohkem kui 1000 eurot. ÜE-lt võib küsida nii 100 eurot kui ka 2500 eurot, kuid kogu eelarve peab olema rohkem kui 1000 eurot.

1. Kes saab osaleda aastatoetuste konkursil?

Aastatoetuste konkurss on mõeldud ainult TalTechi tudengiorganisatsioonide regitrisse kantud organisatsioonidele. See tähendab, et ei üliõpilaskogud ega üliõpilased ei saa selles konkursis osaleda.

2. Mis on tudengiorganisatsioonide register?

Tudengiorganisatsioonide register on üliõpilaesinduse poolt peetav register, kuhu lisatakse kõiki TalTechi tudengiorganisatsioone kui nende tegevus on apoliitiline ning otseselt suunatud tudengkonna arengule. Registrisse kantakse organisatsioone avalduse alusel ja peale üliõpilasesinduse juhatusega vestluse läbimist. Täpsemalt saab uurida tudengiorganisatsioonide koordinaatorilt.

3. Kui meil on olemas TalTechi tudengeid ühendav organisatsioon, siis kas me saame osaleda aastatoetuste konkursil?

Konkursil saab osaleda ainult siis kui organisatsioon on kantud tudengiorganisatsioonide registrisse. Kui teie organisatsioon ei ole registrisse kantud, siis osaleda ei saa.

4. Millal toimub aastatoetuste konkurss?

Aastatoetuste konkurss toimub üks kord aastas. Konkursist antakse teada siin lehel ja üliõpilasesinduse meediakanalites hiljemalt 7. okoobriks. Taotluste esitamiseks on aega 4 nädalat alates konkursi väljakuulutamisest. Tavaliselt lõpeb taotluste esitamine oktoobri lõpus või novembri alguses. Tasub pidevalt jälgida infot, et olla kursis kõikide tähtaegadega.

5. Mida saab taotleda aastatoetuste konkursi raames?

Aastatoetuste konkursi raames saab taotleda rahalisi vahendeid organisatsioonide haldus- ja arenduskulude katmiseks ning põhivara soetamiseks. Lisaks sellele, aastatoetuste konkursi raames saab taotleda organisatsiooni jaoks ruumi tudengimajas või Akadeemia tee 5 keldris. 

6. Kui suur on aastatoetuste konkursi eelarve?

Eelarve suurus sõltub üliõpilasesinduse juhatuse otsusest, kuid on alati vähemalt 60 000 eurot. Mõnedel aastatel eelarve võib olla suurem.

7. Kas on mõni küsitava toetuse piirmäär?

Otseselt piirmäära ei ole, kuid tuleb arvestada asjaoluga, et kogu konkursi eelarve on piiratud ning konkursil alati osaleb vähemalt 25 organisatsiooni. Mõistlik eelarve jääb 1 000-2 000 piirides, aga eelarve võib olla ka väiksem või suurem. Kui konkursi vahendeid ei jätku selleks, et rahuldada taotlusi täies mahus, siis rahuldatakse neid osaliselt tuginedes rahastukomisjoni liikmete hinnangutele.

8. Kuidas käib aastatoetuste taotlemine?

Aastatoetuste taotlemine käib rahastus.tipikas.ee lehel. Platvomi saavad kasutada TalTehi tudengid, kellel on olemas Uni-ID või organisatsioonide esindajad, kes juba lõpetasid ülikooli, kuid organisatsiooni esindajaks. Platvormil registreerimise kohta loe rohkem üldiste küsimuste plokis üleval. Konkursil osalemiseks tuleb konkursi lehel vajutada nupule "Esita taotlus", valida organisatsiooni, kelle alt esitate taotlust ning vastata kõikidele taotluses esitatud küsimustele.

9. Soovin taotleda ainult ruumi. Kas tuleb esitada aastatoetuste taotlust?

Jah, taotluste vorm on sama. Ei pea täitma ainult eelarve ridu. Eelarve osas tuleb lihtsalt igale poole märkida 0 ning sellega annate teada, et te ei soovi rahastust.

10. Kas on mingid kohustuslikud lisad, mida tuleb koos avaldusega esitada?

Jah, sellisteks lisadeks on organisatsiooni kuuluvate inimeste loend, kus on arvuliselt ja protsentuaalselt välja toodud, kui paljud liikmed on TalTechi tudengid ning kui palju neist on aktiivsed, passiivsed, vilistlased, välistudengeid jne. ning organisatsiooni põhitegevused tegevuskavana. Dokumendid peavad olema esitatud .docx, .xlsx, PDF või sellega võrdsustatud formaadis. Dokumendi suurus ei või ületada 5 MB. 

11. Millal selguvad aastatoetuste konkursi tulemused?

Aastatoetuste konkursi tulemused selguvad detsembri lõpus, kui neid kinnitab esinduskogu oma korralisel koosolekul.